Proces instalacji lokalizatorów odbywa się na dwa sposoby, które uzależnione są od skomplikowania wymagań klienta. Pierwszy z nich to samodzielna instalacja prostego lokalizatora – w tym przypadku wystarczające jest podpięcie zasilania oraz anten GSM i GPS (w niedalekiej przyszłości standardem będą urządzenia z wbudowanymi antenami). Innym, jest instalacja zaawansowanego lokalizatora przez technika honorowanego przez usługodawcę. Ten drugi sposób jest zalecany ze względu na bezpieczeństwo właściwie przeprowadzonej operacji z zachowaniem warunków gwarancyjnych. W obu przypadkach, niezwykle ważne jest, aby instalacja odbyła się w miejscu o zwiększonej odporności na zagłuszenia oraz trudnym do namierzenia przez osoby trzecie. Do newralgicznych punktów zaliczają się wszystkie duże powierzchnie auta, takie jak bagażnik czy miejsce pod maską silnika. Należy pamiętać, aby aparatura w postaci anten nie była montowana w miejscach narażonych na bardzo wysokie temperatury, ponieważ znacznie wpływa to na pogorszenie jakości sygnału.
Sposoby finansowania
Obecnie najczęściej spotykane są dwa sposoby finansowania. Pierwszy z nich to dzierżawa urządzenia – zaletami tego wariantu jest niska cena urządzenia oraz instalacji. Wadą natomiast jest czas trwania umowy, który wynosi co najmniej 36 miesięcy. Kolejny sposób finansowania to zakup w ramach niskiego abonamentu. Niesie on ze sobą zaletę zakupu urządzenia na własność, co przełoży się to na zoptymalizowanie kosztów. Abonament będzie generował niski sumpt bez związania długą umową. Wadą z kolei jest cena urządzeń oraz to, że nie wszystkie z nich mają otwarty protokół, czyli mogą nie być wspierane przez innego dostawcę podczas przeniesienia usługi.
Cloudcomputing – wszystkie dane w chmurze
Coraz więcej dostawców decyduje się na nowoczesne platformy GPS działające on-line „w chmurze”, czyli rozwiązania, które nie wymagają instalacji dodatkowego oprogramowania. Wystarczy zaledwie login oraz hasło i użytkownik z dostępem do Internetu może w nieograniczony sposób zarządzać zasobami floty. Takie rozwiązanie ma wiele korzyści, do których należy między innymi: dostęp z dowolnego urządzenia mobilnego, szybsze działanie usługi, bieżące i automatyczne aktualizacje oraz brak ingerencji w system operacyjny. Są jednak sytuacje, kiedy firmy lub instytucje nie mogą przechowywać danych o położeniu pojazdów na zewnętrznych serwerach ze względu na wewnętrzna politykę ochrony. W takim przypadku, warto upewnić się, czy dostawca jest w stanie wdrożyć rozwiązanie w infrastrukturze zleceniodawcy z zachowaniem pełnej funkcjonalności.
Znaczna część dostawców w dalszym ciągu korzysta z aplikacji wymagających instalacji na komputerze. Najczęściej rozwiązania te wymagają częstych ręcznych aktualizacji oraz pobierania dodatkowych plików z Internetu.
Raportowanie
Zgodnie z maksymą Benjamina Franklina „czas to pieniądz”, skrupulatny i czytelny raport to ogromna oszczędność czasu dla każdego zarządcy. Wyobraźmy sobie sytuację, że po wyborze dostawcy, z którym wynegocjowaliśmy bardzo niską cenę obejmującą szeroki zakres usług, otrzymujemy raport, który musimy ręcznie generować, jest nieczytelny oraz posiada wiele błędów – nie tędy droga. Raporty w wielu firmach, to podstawowe narzędzie pracy zarządcy floty. Sprawozdania z lokalizatorów to element wyróżniający jakość rozwiązania wśród firm konkurencyjnych. Przed wyborem, zapoznajmy się dokładnie z przykładowymi raportami z każdej platformy. W zapytaniu ofertowym poprośmy o przynajmniej kilka z nich. Dobry usługodawca monitoringu GPS to taki, który zapewni raportowanie generowane automatycznie z ustaleniem dokładnego harmonogramu oraz umożliwi utworzenie go w dowolnym momencie. Informacje, jakie możemy zestawić są praktycznie nieograniczone. Począwszy od wykroczeń przekroczenia prędkości, wyjazdu za oznaczone strefy, po bieżące spalanie i tankowanie, a kończąc na zestawieniu raportu z jazdy służbowej/prywatnej. Warto mieć pewność, że wybrany przez nas dostawca jest elastyczny i będzie w stanie stworzyć wykresy spersonalizowane do wymogów naszej floty. Sprawozdania z lokalizatora powinny być zwięzłe i łatwe do zrozumienia. Dodatkową funkcją, na jaką powinniśmy skierować naszą uwagę, jest archiwum przechowywania danych – najlepiej, aby było one elastyczne czasowo z możliwością rozszerzenia do przynajmniej 2 lat.
Niewłaściwe praktyki usługodawców
Dostawcy monitoringu wykorzystują na swoją korzyść luki prawne oraz nieznajomość technologii przez klientów. Poniżej najczęstsze z nich:
- Rzeczywisty dostęp usługi.
Technologia potrafi być kapryśna i część dostawców nie jest właściwie przygotowana na problemy związane z serwerami. Efektem tego jest brak możliwości sprawnej kontroli naszej floty. Sprawdź zatem, jaki jest szacowany dostęp do usługi przez Twojego dostawcę. Jeżeli wynosi on poniżej 99% czasu dostępności serwera – to lepiej znajdź kogoś innego.
- Niska częstotliwość aktualizowania pozycji pojazdu w roamingu i związanie z nim kosztowne dopłaty.
Nieczęsto, ale wciąż ma to miejsce – roaming nie jest w ogóle oferowany przez dostawców, przez co lokalizacja poza granicami Polski jest niemożliwa.
- Wysokie koszty związane z funkcjami rozszerzającymi możliwości platformy
m. in.: raporty, powiększone archiwum, czy geoogrodzenia.
- Ukryte koszty przy zakończeniu umowy lub usługach serwisowych,
wysoki koszt demontażu urządzenia oraz przełożenia go do innego pojazdu. Najczęściej jest to praktykowane przy ofertach z bardzo niskim kosztem instalacji.
- Fakturowanie instalacji urządzenia przez firmę inną niż dostawca usług lub kompletny brak usługi instalacji.
W efekcie, dostawca nie ponosi konsekwencji w przypadku awarii, a odpowiedzialność za demontaż i wysyłkę spoczywa na kliencie. Gwarancja dotyczy wówczas tylko i wyłącznie urządzenia, a nie całości usługi.
- Wspomniana wcześniej sprzedaż urządzeń z zamkniętym protokołem komunikacyjnym.
Jest to sposób na uzależnieniem klienta od usług swojej firmy, ponieważ zakupione urządzenia mogą zostać wykorzystane tylko i wyłącznie do obsługi platformy sprzedającego. Warto zatem mieć pewność, że montowane urządzenia, mają otwarty protokół i można je ewentualnie przenieść.
Po zakupie
Większość firm nie informuje swoich pracowników o wdrożeniu lokalizatorów GPS w pojazdach służbowych. Jest to sposób, dzięki któremu na pewno szybko będzie możliwe namierzenie nadużyć pojazdów służbowych. W dłuższej perspektywie, takie rozwiązanie może przynieść negatywne skutki – między innymi: atmosfera w firmie może ulec pogorszeniu czy pracownicy mogą wyrażać swoje niezadowolenie w Internecie. To wszystko źle wpłynie na wizerunek firmy. Kluczem jest otwarte, szczerze i pozytywne przedstawienie nowej technologii, jako usprawnienie zarządzania zleceniami, sposób na wyeliminowanie złych nawyków kierowców, zwiększenie produktywności oraz bezpieczeństwa floty. Dodatkowo, system monitoringu GPS można potraktować jako element motywacyjny, służący na przykład wyłonieniu kierowców, którzy jeżdżą najbardziej ekonomicznie.
