Sam zapis pozycji GPS potwierdza, gdzie i kiedy znajdował się pojazd, ale nie dowodzi wykonania wszystkich czynności patrolowych. Wiarygodny raport powinien łączyć trasę, wizyty w geostrefach, czas postoju, dane załogi oraz opis odstępstw.
Dane GPS mogą potwierdzić, że pojazd patrolowy dotarł do określonego obiektu, kiedy wjechał do wyznaczonej strefy oraz jak długo pozostawał na miejscu. Nie są jednak samodzielnym dowodem wykonania wszystkich czynności ochronnych. Dlatego dobry raport patroli ochrony powinien łączyć telematykę z harmonogramem, identyfikacją załogi i opisem zdarzeń.
Reklamacja klienta rzadko ogranicza się do pytania, czy samochód przejechał daną ulicą. Najczęściej dotyczy konkretnego elementu usługi:
Historia GPS może pomóc wyjaśnić część tych zarzutów. Pokazuje jednak przede wszystkim ruch pojazdu. Nie potwierdzi samodzielnie, czy pracownik wysiadł, sprawdził drzwi, wykonał obchód albo przeprowadził inne czynności przewidziane w umowie.
Wiarygodne dokumentowanie usługi wymaga więc kilku uzupełniających się warstw danych.
W zależności od konfiguracji systemu można ustalić:
Jeżeli system został uzupełniony identyfikacją kierowcy, możliwe jest także przypisanie przejazdu do konkretnej osoby. Trzeba jednak pamiętać, że identyfikacja kierowcy nie zawsze oznacza automatycznie identyfikację całej załogi patrolowej.
Raport lokalizacyjny nie potwierdzi bez dodatkowych informacji:
Ta granica jest ważna zarówno w rozmowie z klientem, jak i przy projektowaniu raportów. Firma ochroniarska nie powinna obiecywać, że sam GPS „udowodni wykonanie usługi”. Może natomiast wykazać obecność pojazdu, czas, trasę i kolejność zdarzeń oraz połączyć je z dokumentacją pracownika.
Zanim powstanie raport, trzeba ustalić, co oznacza prawidłowo wykonany patrol dla konkretnego klienta.
W karcie obiektu lub harmonogramie warto wskazać:
Bez tych ustaleń raport pokaże dane, ale nie pozwoli jednoznacznie ocenić, czy usługa została wykonana zgodnie z zamówieniem.
Geostrefa, nazywana również geoogrodzeniem, jest wirtualnym obszarem wyznaczonym na mapie. System może rejestrować wjazd pojazdu do strefy, czas przebywania w niej oraz jej opuszczenie.
Strefa nie powinna być ustawiana mechanicznie. W praktyce należy uwzględnić:
Zbyt duża strefa może zaliczyć zwykły przejazd obok obiektu jako wizytę. Zbyt mała może nie zarejestrować prawidłowego patrolu. Przed uruchomieniem raportowania warto przeprowadzić kilka próbnych przejazdów.
Dla każdej zmiany należy porównać plan z wykonaniem. Raport powinien zawierać co najmniej:
Dzięki temu kierownik ochrony nie analizuje wyłącznie linii na mapie, ale widzi, które wizyty wykonano w uzgodnionym czasie.
Jedno pole wyboru nie opisuje wszystkich możliwych sytuacji. Czytelniejsze mogą być statusy:
Taki podział ułatwia odróżnienie błędu pracownika od awarii urządzenia, korka, nagłej interwencji albo zmiany dyspozycji.
Jeżeli patrol odbiega od planu, załoga powinna krótko opisać przyczynę. Przykładowo:
Notatka powinna być konkretna i powiązana z czasem oraz obiektem. Ogólne określenia, takie jak „problemy na trasie”, mają małą wartość dowodową.
Nie ma jednego uniwersalnego wskaźnika dla wszystkich firm ochroniarskich. Punkt wyjścia powinny stanowić wymagania umowy i charakter obiektów.
Przydatne mierniki to:
Liczba potwierdzonych wizyt ÷ liczba zaplanowanych wizyt × 100%
Wyniku nie należy interpretować bez sprawdzenia przyczyn pominięć. Interwencja o wyższym priorytecie może uzasadniać zmianę planu.
Liczba wizyt wykonanych w uzgodnionym oknie ÷ liczba wykonanych wizyt × 100%
Warto analizować nie tylko średni wynik, lecz również obiekty, na których opóźnienia powtarzają się regularnie.
Liczba odstępstw bez opisu ÷ liczba wszystkich odstępstw × 100%
Ten miernik pomaga ocenić jakość dokumentacji, a nie wyłącznie pracę kierowcy.
Należy go liczyć od jednoznacznie ustalonego zdarzenia — na przykład od pojawienia się alarmu w systemie do potwierdzenia reakcji dyspozytora. Nie należy łączyć w jednym zestawieniu zdarzeń o różnym priorytecie.
Dobra procedura reklamacyjna powinna prowadzić do odtworzenia zdarzenia, a nie jedynie do sprawdzenia punktu na mapie.
Kolejność może wyglądać następująco:
Raport nie powinien sugerować większej pewności, niż faktycznie zapewniają dane. Jeśli monitoring potwierdza jedynie przyjazd pojazdu, należy napisać właśnie to.
GPS Guardian umożliwia, zależnie od pakietu i konfiguracji:
Aktualna oferta opisuje m.in. raporty tras i postojów, powiadomienia, archiwum oraz analizę czasu pracy pojazdu w geoogrodzeniach. Szczegóły znajdują się w cenniku funkcjonalności GPS Guardian i na stronie pakietów monitoringu.
System może stanowić warstwę lokalizacyjną raportu patrolowego. Sposób potwierdzania obchodu pieszego, kontroli punktów i wykonania czynności wewnątrz obiektu należy dobrać oddzielnie do procedur firmy.
Dane lokalizacyjne mogą być danymi osobowymi, jeśli można je przypisać do konkretnego pracownika. Wdrożenie monitoringu powinno mieć jasno określony cel, zakres oraz sposób wykorzystania.
Kodeks pracy pozwala stosować inne formy monitoringu, gdy są konieczne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania powierzonych narzędzi. Do takiego monitoringu stosuje się odpowiednio obowiązek określenia zasad i wcześniejszego poinformowania pracowników. Informację o uruchomieniu monitoringu należy przekazać nie później niż dwa tygodnie przed jego wprowadzeniem, a nowy pracownik powinien otrzymać odpowiednie informacje na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. Aktualny tekst Kodeksu pracy w ELI
Firma powinna również:
UODO podkreśla potrzebę odrębnego uregulowania sytuacji, gdy samochód służbowy jest używany prywatnie, oraz ograniczenia okresu przechowywania danych do czasu niezbędnego dla ustalonego celu. Poradnik UODO dotyczący danych w miejscu pracy
Najlepiej zacząć od pilotażu obejmującego kilka reprezentatywnych tras patrolowych.
W ciągu pierwszych dwóch tygodni:
Celem nie powinno być ciągłe obserwowanie pracowników. Największą wartość daje szybkie wykrywanie niewykonanych wizyt, odchyleń od planu oraz braków w dokumentacji, zanim staną się reklamacją klienta.
Raport patroli ochrony powinien pokazywać plan, rzeczywisty przebieg trasy, wizyty w geostrefach, czas postojów, przypisany pojazd lub kierowcę oraz przyczyny odstępstw.
Monitoring GPS dostarcza wiarygodnych danych o lokalizacji i czasie, ale nie potwierdza automatycznie wykonania wszystkich czynności na obiekcie. Dlatego należy połączyć go z procedurą operacyjną, dokumentacją załogi oraz zasadami zgodnego z prawem monitorowania pracowników.
GPS może potwierdzić lokalizację pojazdu, trasę, wjazd do geostrefy i czas postoju. Nie dowodzi samodzielnie wykonania obchodu lub kontroli wewnątrz obiektu.
Raport powinien zawierać harmonogram, dane pojazdu lub załogi, rzeczywiste godziny wizyt, postoje, odwiedzone geostrefy, alerty oraz opisy odstępstw od planu.
Strefa powinna obejmować rzeczywiste miejsce postoju lub rozpoczęcia obchodu, ale nie sąsiednie ulice. Jej działanie należy sprawdzić podczas próbnych przejazdów.
Tak. Jeżeli lokalizację można przypisać do pracownika, firma powinna określić cel, zakres i sposób monitorowania oraz przekazać pracownikom wymagane informacje przed jego uruchomieniem.
Nie ma jednego uniwersalnego okresu dla wszystkich raportów lokalizacyjnych. Należy ustalić go na podstawie celu, umów, procedury reklamacyjnej i zasady ograniczenia przechowywania danych.
